ビジネス文書：ビジネス・経済・IT

ビジネス文書の例文集や書き方、テンプレートなどの書式サンプル・雛形のフォーマットを載せた書籍やホームページをよく見かけますよね。

ビジネス文書の種類には、後で詳しく説明しますが、大きく分けて社内用のものと社外用のものがあり、またそれらの中に、それぞれメールと、メール以外の書類があります。メールは、あて先や文頭の決まり文句、末尾の署名などを簡潔にすることを心掛け、ビジネスでのやり取りがスムーズにいくように注意しなければなりません。書類は、会社ごとに決まった形式の申請書や請求書がある場合がほとんどです。メールと同様、いやそれ以上にお金や取引に影響のあるものなので、ルールを守って作成することが大変重要です。

ビジネス文書の書き方や書式・雛形そのものがわからない社会人のかたは依然として多いです。ビジネス文書には多くの種類があります。大きくわけると、メール・社外文書・社内文書に分ける事ができます。それぞれ細かく見ていきましょう。

ビジネスメールでは、上司や同僚・交渉先など様々なビジネス関係にある人たちとの連絡手段です。指示を受けたり、報告したり、確認したりといった伝達に必要不可欠なものです。上司から口頭で受けた指示や、会議の内容についてメールでまとめて確認したり、業務遂行の進捗状況・結果について報告することは、業務全体の共通認識の醸成につながり、仕事関係をスムーズなものにしてくれるます。ビジネスメールは、実は自分と相手という１対１のやりとりではないことが大抵です。新入社員などは関係なく、一人一人の社員の行動が会社のイメージを左右してしまいます。また、業務内容の報告を兼ねて関連者やお互いの上司にもコピーを送付しておくと、自分の仕事やメールの重要性を強調することができるでしょう。ただ、頻繁に行うのも考えものです。

社内文書の例としては、業務の指示、報告、確認といった基本的なビジネス文書から、パーティー・社員旅行・宴会の案内、出欠の返答などのような社内の人間関係を構成するものまでさまざまな種類があります。ビジネス文書を社外に提出する場合には、自分で作成したあとにいきなり送付するのではなく、直属の上司あるいは重要事項などは社長の承認が必要なことも多いので、社内のルールを確認しなくてはいけません。

ビジネス文書とは大切なビジネスツールであり、そのため状況に合ったものを正確で簡潔な内容を心掛けて作成し、また上司や取引先の承認などの取り扱いのルールに注意を払って取り扱うようにしましょう。